Ihre Arbeitsbelastung ist für Sie als Anwältin/Anwalt oftmals ein erheblicher Stressfaktor. Deshalb ist es wichtig, eine auf die eigenen Bedürfnisse abgestimmte Methode des Zeitmanagements zu finden, die es Ihnen erlaubt, den Arbeitsanfall zu bewältigen.
Ich zeige Ihnen in diesem Artikel, wie Sie Ihre Arbeitszeit auf ein gesundes Maß beschränken können und zusätzlich noch produktiver werden. Wahrscheinlich sind Sie jetzt skeptisch, weil Sie bereits unterschiedliche Möglichkeiten ausprobiert haben, um Ihre Zeit besser zu organisieren. Und bisher nichts wirklich geholfen hat.
Nach dem Lesen dieses Artikels und der praktischen Umsetzung in Ihrem Kanzleialltag werden Sie in der Lage sein, innerhalb einer kürzeren Arbeitszeit wesentlich mehr zu erledigen. Ich gebe Ihnen eine Anleitung, wann Sie wichtige Arbeiten im Verlauf Ihres Arbeitstages am besten erledigen. Und auch, wie Sie dies tun können, um am effektivsten zu arbeiten.
Wir schauen uns darüber hinaus gemeinsam an, welche Aufgaben für Sie tatsächlich von Bedeutung sind. Und Sie lernen, warum Aufschieben einfach toll und notwendig ist.
Neugierig geworden? Dann lassen Sie uns beginnen.
1. Arbeitsbelastung als bedeutender Stressfaktor
Als Anwältin/Anwalt mit eigener Kanzlei haben Sie eine Menge Arbeit auf dem Schreibtisch. Dabei geht es nicht nur um die Erledigung der fachlichen Aufgaben wie die rechtliche Beratung Ihrer Mandanten, sondern auch um die Arbeit, die eine eigene Kanzlei nun einmal so mit sich bringt.
Mandantenakquise, Buchhaltung, Bestellung des Büromaterials, Marketing, Webauftritt usw., alles Dinge, die erledigt werden müssen. Wird ein Bereich vernachlässigt, hat das spürbare Auswirkungen auf andere Gebiete. Und die eigene Kanzlei funktioniert nicht mehr so wie gewünscht. Betreiben Sie die Kundenakquise auf Sparflamme, bleiben irgendwann die Aufträge aus. Behandeln Sie die Buchhaltung stiefmütterlich, stellen Sie weniger Rechnungen aus. Mit der Folge, dass das für das Funktionieren Ihrer Kanzlei erforderliche Geld fehlt.
Gerade Anwältinnen/Anwälte mit eigener Kanzlei sind mit (fast) allen Aufgaben konfrontiert, da sie wenige oder gar keine Mitarbeiter beschäftigen. Und letztendlich alles bei ihnen „hängen bleibt“. Das führt dazu, dass sich viele von ihnen als „Gefangene“ der eigenen Kanzlei sehen und irgendwann völlig überfordert sind.
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Sie sehen dann lediglich noch den Berg an Arbeit, der abzuarbeiten ist. Und versuchen, verschiedene Aufgaben gleichzeitig zu erledigen (sog. Multitasking). Wo das nicht hilft, wird Arbeit mit nach Hause genommen und abends sowie am Wochenende erledigt. Und somit sehr häufig im Rahmen einer Arbeitszeit, die aufgrund ihres Ausmaßes und ihrer Lage ungesund und deshalb für Arbeitnehmer gesetzlich verboten ist.
Mit der Folge, dass sich der Betroffene aufgrund der permanenten Belastung immer gestresster fühlt. Während der Bearbeitung eines Auftrags kommt die nächste E-Mail mit einer Anfrage, die der Mandant am liebsten bis „gestern“ bearbeitet hätte. Und der Stresspegel steigt.
Doch was passiert in diesen Momenten mit uns und warum haben wir die Möglichkeit, den mit der Arbeitsbelastung verbundenen Stress wieder in geordnete Bahnen zu lenken?
2. Woher kommt der Stress?
Stress ist nichts ungewöhnliches und begleitet den Menschen von Beginn an. Nur durch Stress waren unsere Vorfahren in der Lage, sich gegen Feinde zu verteidigen oder vor ihnen zu fliehen. Sobald eine Situation für den Urmenschen gefährlich wurde, begann sein Organismus damit, verschiedene Hormone auszuschütten. Vorwiegend Adrenalin und Cortisol.
Beides Hormone, die dafür sorgen, dass sich der Körper auf die für den Kampf oder die Flucht notwendigen Prozesse konzentrieren kann (z. B. Steigerung des Blutdrucks und des Blutzuckerspiegels zur Bereitstellung von Energie). Während andere Abläufe heruntergefahren wurden (z. B. Verdauung).
Nachdem der Kampf vorbei oder die Flucht gelungen war, schalteten unsere Vorfahren einen Gang herunter. Für sie waren diese Ruhephasen überlebenswichtig, denn nur so konnten sie sich auf die nächste Stress-Situation vorbereiten. Ohne ein gewisses Maß an Erholung wäre dies nicht möglich gewesen.
a. Der Stress im 21. Jahrhundert
In der Gegenwart müssen wir nicht mehr um unsere Nahrung kämpfen und auch nicht vor einem gefährlichen Raubtier fliehen. Damit sind heute zwei der bedrohlichsten stressauslösenden Situationen aus der grauen Vorzeit nicht mehr vorhanden. Unsere gegenwärtige Gesellschaft hält dafür jedoch andere Umstände bereit, die wir heute als gefährlich einschätzen. Die Reaktion unseres Körpers auf diese „gefährlichen“ Situationen ist aber im Grunde genommen noch dieselbe wie bei unseren Vorfahren.
Gefahr für unser Leben müssen heute nicht mehr befürchten. In der Gegenwart nehmen wir jedoch andere Umstände als bedrohlich war, nicht unmittelbar für unser Leben, aber für das Funktionieren unserer Kanzlei. Und damit auch für unsere Familie.
b. Die Stressauslöser der Gegenwart
Zum Beispiel die Momente, in denen Sie feststellen, dass im laufenden Monat aufgrund fehlender Aufträge oder aufgrund fehlendem Zahlungseingang wieder einmal nicht genügend Geld für eine private Entnahme zur Verfügung steht. Und die damit verbundene reale Gefahr, die Miete oder die nächste Rate des aufgenommenen Kredites nicht pünktlich oder gar nicht zahlen zu können.
Oder der Blick ins E-Mail-Postfach, in dem Sie wieder eine Nachricht von einem nervigen Kunden finden. Von dem Sie aus der Vergangenheit wissen, dass er E-Mails nur dann verschickt, wenn er wieder mal (grundlos) rumnörgeln will.
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Oder auch die Momente, in denen Sie nicht wissen, was Sie zuerst machen sollen. Weil ein Mandant von Ihnen die Bearbeitung einer zusätzlichen Aufgabe erwartet, und das so schnell wie nur irgend möglich.
c. Unsere Reaktionen auf den modernen Stress
In diesen Situationen reagieren wir noch sehr ähnlich wie unsere Vorfahren vor Tausenden von Jahren, die sich einem gefährlichen Raubtier gegenübersahen. Und damit einer für sie realen Lebensgefahr. Unser Organismus schüttet zunächst Adrenalin aus und etwas später das zweite Stress-Hormon Cortisol. Unser Blutdruck steigt, unser Herz schlägt schneller und der Blutzuckerspiegel steigt. Und das, obwohl wir keinem Tiger oder Löwen gegenüberstehen, und nicht fliehen oder kämpfen müssen.
Die reale Gefahr für unsere Gesundheit besteht heute darin, dass wir nach solchen stressauslösenden Situationen - im Unterschied zu unseren Vorfahren - nichts oder zu wenig für den Abbau des entstandenen Stresses unternehmen. Und das führt dann dazu, dass Stress für uns nicht in einem auf- und abschwellenden Zyklus mit „eingebauter“ Erholung besteht, sondern permanent vorhanden ist. Sozusagen linear.
d. Das Problem des gleichbleibenden Stresses
Während Adrenalin nach seiner Ausschüttung in relativ kurzer Zeit wieder aus unserem Organismus verschwindet, verbleibt das zweite Stress-Hormon Cortisol für längere Zeit in unserem Körper. Und damit auch seine Auswirkungen: erhöhter Blutdruck, schnellere Herzfrequenz, erhöhter Blutzuckerspiegel. Dies ist ein weiterer Gruß der Evolution und hat zum Ziel, dass die Wachsamkeit für vielleicht noch lauernde Gefahren erhalten bleibt.
Was für unsere Vorfahren von unschätzbarem Vorteil war - der Feind oder das Raubtier könnten sich ja noch weiterhin in der Nähe aufhalten - wird für uns heute zu einem ganz klaren Nachteil. Wenn Stress ständig vorhanden ist, weil wir bestimmte Umstände in unserem beruflichen oder privaten Leben permanent als gefährlich einschätzen, dann bleibt das Cortisol länger als notwendig in unserem Organismus.
Mit der Folge, dass die oben genannten Auswirkungen des Cortisols eine ständige Belastung für das Funktionieren unseres Körpers darstellen (erhöhter Blutdruck, schnellere Herzfrequenz, erhöhter Blutzuckerspiegel). Und das wird mit der Zeit ungesund und hinterlässt in unserem Körper Spuren in der Form unterschiedlicher Krankheiten.
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Die gute Nachricht ist, dass Sie stressauslösenden Umständen nicht hilflos ausgeliefert sind. Sie können ganz aktiv etwas tun, um Ihren mit der Arbeitsbelastung verbundenen Stress in geordnete Bahnen zu lenken. Was das genau ist, erfahren Sie im folgenden Teil dieses Artikels.
3. Stressfaktor Arbeitszeit und Arbeitsbelastung
Wenn Sie sich Ihre Arbeitszeit einmal anschauen, dann werden Sie feststellen, dass Sie erheblich länger arbeiten als jemand, der als Angestellter seinen Lebensunterhalt verdient. Wenn letzterer nicht gerade zu den leitenden Angestellte zählt, hat er gewöhnlich eine geregelte, vorhersehbare Arbeitszeit und muss sich nicht mit dem Gedanken an Wochenendarbeit herumplagen.
a. Schutzvorschriften für Angestellte
Haben Sie sich schon einmal Gedanken gemacht, warum das so ist? Angestellte sind Arbeitnehmer und für diese Beschäftigungsgruppe enthält das Arbeitsrecht eine Reihe von Schutzvorschriften. Im Bereich der Arbeitszeit sind dies die gesetzliche Begrenzung auf max. 8 Stunden / Tag in einer durchschnittlichen 48 Stundenwoche, wobei hier ev. Überstunden bereits berücksichtigt sind. Wobei in Unternehmen mit Tarifanschluss diese Arbeitszeiten zugunsten der Arbeitnehmer auch bereits in vielen Branchen weiter herabgesetzt wurden.
Dazu kommen Regelungen, dass dem Arbeitnehmer nach 6 Stunden eine Pause für 15 min und nach der täglichen Arbeitszeit eine Ruhezeit von mindestens 11 Stunden zu gewähren sind. Der Grund für diese arbeitsrechtlichen Vorschriften ist der Schutz der Gesundheit der Arbeitnehmer vor einer übermäßigen Belastung durch eine ausufernde Arbeitszeit.
b. Schutz auch für Anwältinnen/Anwälte?
Und was machen Sie als Anwältin/Anwalt? Sie arbeiten sehr häufig wesentlich länger als Ihre Freunde oder Familienmitglieder in Angestelltenverhältnissen. Und oft am Limit Ihrer Gesundheit. Dabei verfügen Sie in der Regel nicht über irgendwelche geheimnisvollen Kräfte, die Sie vor gesundheitlichen Schäden einer übermäßigen Arbeitsbelastung nur deshalb schützen, weil Sie Anwältin/Anwalt sind.
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Ich möchte deshalb mit Ihnen zwei in meinen Augen wesentliche Dinge besprechen: zunächst die Frage, wie eine gesunde Arbeitszeit für Sie als freiberufliche/r Anwältin/Anwalt aussehen kann. Wenn wir das geklärt haben, werden wir uns anschauen, wie Sie Ihre Arbeit im Rahmen dieser gesunden Arbeitszeit erledigen können.
4. Wie sieht Ihre Arbeitszeit wirklich aus?
Für die Beantwortung der Frage, wie eine gesunde Arbeitszeit für Sie als Anwältin/Anwalt in der Zukunft aussehen kann, sollten wir uns in einem ersten Schritt Ihre gegenwärtige Arbeitszeit ansehen. Ganz einfach, um ein Bewusstsein für die eigene Arbeitszeit zu schaffen.
Nehmen Sie sich einfach einmal vor, in den nächsten 7 Tagen Ihre Arbeitszeit aufzuschreiben, also zu protokollieren. Dabei sollten Sie auch unbedingt Arbeit am Wochenende mit berücksichtigen.
Erstellen Sie sich am besten eine Tabelle in Excel oder Word und notieren sich das Datum des jeweiligen Tages (mit der Information, ob es sich um einen Arbeitstag oder einen Samstag/Sonntag handelt), die Uhrzeiten, von wann bis wann Sie etwas für Ihre Kanzlei erledigen und natürlich auch, welche Tätigkeiten Sie während der entsprechenden Zeitfenster vornehmen. Bitte machen Sie dies so genau wie möglich, da wir diese Informationen später noch benötigen.
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Wenn Sie sich am Ende der 7 Tage Ihre notierten Arbeitszeiten einmal anschauen, werden Sie überrascht sein, wie viele Stunden Sie etwas für Ihre Kanzlei gemacht haben. Vermutlich ohne regelmäßige Pausen und weitestgehend auch ohne einen geregelten Feierabend. Ihre Arbeitszeit wird weit über dem liegen, was Sie einem Angestellten (gesetzlich) zumuten dürften.
5. Das Arbeitszeitkonto auch für Anwältinnen/Anwälte?
In Arbeitsverhältnissen ist es heute vielerorts üblich, für den einzelnen Beschäftigten ein Arbeitszeitkonto zu führen. Mit dem Ziel, Arbeit dann erledigen zu lassen, wenn viel zu tun ist. Und die Mitarbeiter früher nach Hause gehen zu lassen, wenn weniger Arbeit vorhanden ist. Also, um die Arbeitszeit flexibler zu gestalten. Wobei die gesetzlichen Vorgaben bzgl. der Arbeitszeitbegrenzung eingehalten werden müssen.
Das Arbeitszeitkonto erlaubt jedoch noch etwas anderes: und zwar den Nachweis über die tatsächlich durchgearbeiteten Arbeitsstunden (Arbeitszeitkontrolle). Und genau dieses Ziel können wir auch als Selbstständige für uns nutzen. Indem wir unsere persönliche Arbeitszeit entsprechend erfassen und dann die richtigen Schlussfolgerungen ziehen. Und das ist der zweite Schritt für eine gesunde Arbeitszeit.
Wobei es hier nicht um zusätzlichen Formalismus geht. Den haben Sie in Ihrer Selbstständigkeit schon genug. Es geht um eine einfache Zeiterfassung, im Grunde genommen um eine Weiterführung des oben bereits besprochenen Arbeitszeitprotokolls. Als Excel- oder Word-Tabelle. Jedoch mit einem wichtigen Unterschied: während Sie sich im ersten Schritt Ihre Arbeitszeit zunächst einmal nur notiert haben, gehen wir jetzt weiter und gleichen Ihre Arbeitszeit im Wochenverlauf aus.
Gleichen Sie Ihre Arbeitszeit aus!
Wenn Sie also an einem Wochentag mehr als 8 Stunden gearbeitet haben (und Sie sich das auch sorgfältig notiert haben!), dann sollte es Ihr Ziel sein, diese Mehrarbeit an einem der nächsten Tage derselben Woche durch entsprechend mehr freie Zeit auszugleichen. Am besten (und am gesündesten) wäre dieser Ausgleich am nächsten Tag. Das ist natürlich nicht immer möglich. Wichtig ist hierbei, dass Sie diesen Ausgleich bewusst herbeiführen.
Diese Beschäftigung mit Ihrer Arbeitszeit soll Ihnen jedoch nicht nur die Möglichkeit geben, das Ausmaß Ihrer geschäftlichen Aktivitäten auf ein gesundes Maß zu begrenzen. Es soll Ihnen auch das Bewusstsein geben, sich am Abend sowie am Wochenende mehr als bisher Erholungszeiten zu nehmen.
Ganz sicher haben Sie jetzt die folgende Frage: wie soll das funktionieren, wenn es so viel in der Kanzlei zu tun gibt, dass ein mehr oder weniger geregelter Arbeitstag gar nicht möglich ist, und schon gar nicht ein im Wochenverlauf ausgeglichener 8-Stunden-Tag?
Aus meiner Erfahrung weiß ich, dass es funktioniert. Aber dazu ist noch der zweite Schritt notwendig. Und zwar die Beantwortung der Frage, wie Sie Ihre Arbeit im Rahmen der oben dargestellten gesunden Arbeitszeit erledigen können. Oder anders ausgedrückt: wie Sie in kürzerer Zeit als bisher genauso viel erledigen können und sogar noch produktiver werden.
6. Werden Sie produktiver oder: WANN Sie wichtige Arbeiten erledigen sollten
Um die Antwort auf die oben gestellte Frage zu finden, beschäftigen wir uns zunächst mit dem Thema Biorhythmus.
Aus der eigenen Erfahrung wissen wir, dass nur Computer rund um die Uhr konstant Leistung erbringen können. Einmal eingeschaltet, funktionieren sie so lange, wie wir dies wollen. Wir Menschen hingegen sind dazu nicht in der Lage.
a. Finden Sie Ihren individuellen Biorhythmus heraus
„Schuld“ ist unsere „innere Uhr“, die für die einzelnen Funktionen unseres Körpers einen bestimmten, vorgegebenen Rhythmus vorsieht. Ein kleines Organ in unserem Gehirn, das den Taktgeber für unseren Organismus darstellt. Und uns einen ca. 24-stündigen Tages- und Nachtrhythmus vorgibt. Unabhängig davon, ob wir dies wollen oder nicht.
Unsere innere Uhr bestimmt darüber, wann wir besonders leistungsfähig sind und wann eher abgespannt und müde. Forscher haben herausgefunden, dass es ein Leistungshoch am Vormittag gibt, dem dann in den ersten Stunden des Nachmittags eine Müdigkeitsphase folgt. Jeder von uns kennt Begriffe wie „Schnitzel-Koma“ oder auch „Suppen-Koma“, die das nach dem Mittagessen einsetzende Schlafbedürfnis beschreiben. Der Nachmittag hält danach wieder ein Leistungshoch für uns bereit, bevor sich unser Körper dann erholen und auf die Nacht mit einem gesunden Schlaf vorbereiten will.
Dies ist das grundsätzliche Modell des menschlichen Biorhythmus, das aber noch einer Verfeinerung bedarf. Denn es gibt ja Menschen, die morgens nicht aus dem Bett und auch nach einer starken Tasse Kaffee nicht so richtig in die Gänge kommen. Die dafür aber am Abend noch leistungsfähig sind und erst spät mit der Nachtruhe beginnen.
Der Gegensatz dazu: Menschen, die es morgens nicht lange im Bett aushalten und schon früh am Tag vor Energie nur so sprühen. Und damit bei den Langschläfern nur ein müdes Lächeln ernten. Die dafür aber am Abend früher müde werden und dann auch eher zu Bett gehen.
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Erkennen Sie sich wieder? Sind Sie in chronobiologischer Hinsicht eher eine Eule (nachtaktiver Langschläfer) oder eher eine Lerche (Frühaufsteher)? Oder liegen Sie mit Ihrem Biorhythmus zwischen diesen beiden Extremen?
Die Erkenntnis über Ihren eigenen Biorhythmus ist für die Organisation Ihres Tages enorm wichtig. Notieren Sie sich deshalb einmal an den nächsten 7 Tagen, wann Sie in Ihrem Tagesablauf besonders leistungsfähig sind und in welcher Zeit Sie eher das Bedürfnis nach Ruhe und Erholung haben.
b. Die Schlussfolgerungen für Ihren Tagesablauf
Das Verständnis vom Funktionieren unserer inneren Uhr gibt uns einen ersten wesentlichen Hinweis darauf, wie wir unsere Arbeit produktiver erledigen können. Und zwar, indem wir wichtige Tätigkeiten am besten während der beiden Leistungsphasen verrichten, d. h. am Vormittag und in der zweiten Hälfte des Nachmittags.
Wenn Sie in chronobiologischer Hinsicht eine Lerche sind, könnte Ihr Tagesablauf also so aussehen:
Tageszeit | Im Tagesablauf zu erledigende Arbeiten |
6.00 - 8.00 Uhr | Aufstehen, Frühstück, ev. Kinder vorbereiten & zur Schule bringen |
8.00 - 12.00 Uhr | Erstes Leistungshoch für wichtige Arbeiten |
12.00 - 15.00 Uhr | Müdigkeitsphase, leichtes Mittagessen und nach einer Ruhepause Zeit für weniger wichtige Arbeiten |
15.00 - 17.00 Uhr | Zweites Leistungshoch für wichtige Arbeiten |
Ab 17.00 Uhr | Freizeit, Sport und Familie/Freunde, Einkäufe |
Wenn Sie in chronobiologischer Hinsicht eher eine Eule sind, dann wird der dargestellte Tagesablauf so für Sie nicht funktionieren. Wenn Sie sich aber die Mühe machen, sich Ihren eigenen Biorhythmus an 7 aufeinander folgenden Tagen einmal zu notieren, werden Sie schnell feststellen, wie Ihre eigene innere Uhr tickt.
7. Werden Sie produktiver oder: WIE Sie wichtige Arbeiten erledigen sollten
Sie kennen nun Ihren Biorhythmus und wissen, wann Sie wichtige Aufgaben im Verlauf Ihres Arbeitstages am besten erledigen sollten. Wir schauen uns nun an, auf welche Weise Sie sich diesen wichtigen Arbeiten am besten widmen.
Im Grunde genommen haben wir immer zwei Möglichkeiten, um die vor uns liegenden Aufgaben zu bewältigen: entweder wir widmen uns dieser Arbeit mit der ganzen Konzentration, die wir in diesem Moment zur Verfügung haben, oder wir erledigen diese Aufgaben ohne größere Anspannung unserer Aufmerksamkeit. Im schlimmsten Fall lassen wir uns bei der zweiten Möglichkeit nicht nur etwas ablenken, sondern wir versuchen, mehrere Aufgaben gleichzeitig abzuarbeiten (sog. Multitasking).
a. Wie viele Dinge erledigen Sie gleichzeitig?
Wenn Sie sich einmal anschauen, wie Sie die Arbeit für Ihre Kanzlei erledigen, erkennen Sie ganz sicher bestimmte, wiederkehrende Verhaltensweisen - vielleicht diese?: während Sie mit einem Mandanten oder Geschäftspartner telefonieren, lesen Sie sich das gerade von Ihnen erstellte Marketingkonzept durch, checken mal eben noch Ihren E-Mail-Account oder werfen einen Blick auf das Kanzleikonto. Hin und wieder reicht Ihnen das vielleicht nicht aus, und Sie schauen noch auf die gerade herein gekommenen Nachrichten auf Ihrem Smartphone.
Klar ist, dass Sie sich hierbei keiner Tätigkeit richtig widmen können. Dafür sind die Ablenkungen der anderen, gleichzeitig vorgenommenen Handlungen zu groß. Was bleibt, ist entweder ein Geschäftspartner oder Mandant, den Sie nicht richtig verstanden haben (was zu unnötigen Nachfragen bei ihm führt), oder eine Ausarbeitung, die Sie nach dem Telefongespräch noch einmal durchlesen müssen, um sie auf eventuelle Fehler zu kontrollieren.
Wenn Sie diese Tätigkeiten nacheinander abgearbeitet hätten, wären alle Aufgaben schneller und in einer höheren Qualität erledigt worden. Ihr Telefon-Gesprächspartner hätte sich sofort richtig verstanden gefühlt und Ihr Marketingkonzept hätten Sie nach dem Telefongespräch effektiver auf Fehler prüfen können.
b. Das Problem der unterbrochenen Aufmerksamkeit
Das gleiche Phänomen zeigt sich bei Tätigkeiten, die wir zwar nicht gleichzeitig vornehmen, aber zwischen ihnen hin- und herwechseln. Bleiben wir beim Beispiel des Marketingtextes, wobei jedes Mal in den E-Mail-Account geschaut wird, sobald in der unteren Leiste des Laptops ein kleiner Briefumschlag erscheint.
Auch keine wirklich effektive Arbeitsweise. Denn jedes Mal, wenn wir unseren E-Mail-Account öffnen und die gerade herein gekommenen Nachrichten lesen, verabschieden wir uns für eine gewisse Zeit von dem bis dahin geschriebenen Text. Ganz einfach deshalb, weil wir uns nun auf die E-Mails konzentrieren.
Wenn wir uns dann wieder der eigentlichen Ausarbeitung widmen wollen, verbleibt ein Teil unserer Aufmerksamkeit noch bei den eben gelesenen E-Mails und folgt nicht unserem Willen, sich sofort wieder mit dem Marketingkonzept zu beschäftigen. Wenn dann der Inhalt der E-Mails noch unangenehm war, ist es um die Weiterführung des Textes richtig schlecht bestellt. Weil unsere Gedanken dann mehr um das eben Gelesene kreisen als um das Thema, das wir ja eigentlich weiter bearbeiten wollten.
Das Ergebnis: wir sitzen an unserer Ausarbeitung wesentlich länger und mit großer Wahrscheinlichkeit ist unser Marketingkonzept auch qualitativ schlechter, als wenn wir uns nur mit diesem Text beschäftigt hätten.
c. Fokussieren Sie Ihre Aufmerksamkeit
Die Antwort auf diese Art von Aufmerksamkeitsdiebstahl ist konzentriertes Arbeiten. Das Erledigen von Aufgaben innerhalb einer bestimmten Zeitspanne und ohne Ablenkungen.
Schauen wir uns zunächst das Zeitfenster an, das wir uns für ein konzentriertes Arbeiten reservieren sollten. Die Wissenschaft weiß seit langem, dass bestimmte Abläufe in unserem Körper im Rahmen von 90-minütigen Zyklen stattfinden. Das betrifft z. B. unsere Schlafzyklen, die wir für jeweils 1,5 h durchlaufen, was in der Nacht 4 bis 5 Mal passiert.
Aber auch unsere Leistungsphasen umfassen jeweils ca. 90 Minuten. Gemeint ist damit die Zeit, in der wir uns in ein Thema vertiefen können, wenn wir uns im Konzentrationsmodus befinden.
d. Ein Tagesablauf für produktives Arbeiten
Unsere Tabelle können wir jetzt um die Zeitfenster für konzentriertes Arbeiten ergänzen:
Tageszeit | Im Tagesablauf zu erledigende Arbeiten |
6.00 - 8.00 Uhr | Aufstehen, Frühstück, ev. Kinder vorbereiten & zur Schule bringen |
8.00 - 12.00 Uhr | Erstes Leistungshoch
|
12.00 - 15.00 Uhr | Müdigkeitsphase, leichtes Mittagessen und nach einer Ruhepause Zeit für weniger wichtige Arbeiten,
|
15.00 - 17.00 Uhr / 17.30 Uhr | Zweites Leistungshoch
|
Ab 17.30 Uhr | Freizeit, Sport und Familie/Freunde, Einkäufe |
e. Passen Sie die Tabelle Ihren Bedürfnissen an
Damit haben Sie zunächst einmal eine Tabelle, an der Sie sich orientieren können. Wenn Sie Kinder haben, werden Sie im Verlauf des Tages auch noch andere Dinge zu tun haben: Kinder von der Schule abholen, Hausaufgaben mit ihnen machen usw. Ihr individueller Biorhythmus kann natürlich auch von dem in der Tabelle dargestellten Tagesablauf abweichen. Dann können und sollten Sie die Zeiten für konzentriertes Arbeiten auch entsprechend anpassen.
Auch an Tagen mit gerichtlichen oder behördlichen Terminen wird Ihr Arbeitstag anders aussehen, als in der Tabelle dargestellt. Unabhängig davon geht es mir darum, dass Sie sich zwei Dinge bewusst machst: zum einen die Lage Ihrer Zeitfenster für die wirklich wesentlichen Aufgaben, zum anderen aber auch die sich daran anschließenden Pausen.
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Gerade die Unterbrechungen zwischen zwei Zeitfenstern mit hoch konzentrierter Arbeit sind enorm wichtig: sowohl als Erholung an sich, aber auch und vor allem für das Gehirn, um die aufgenommenen Informationen zu verarbeiten.
Wir wissen bereits, dass unsere Leistungsphasen ca. 90 Minuten andauern. Damit wir in dieser Zeit auch tatsächlich in unseren wichtigen Aufgaben „versinken“ können, müssen wir sicherstellen, dass wir zu Beginn dieser Phase in den Konzentrationsmodus übergehen (können). Und das ist leichter gesagt als getan.
f. Bitte nicht stören - Arbeiten ohne Ablenkungen
Wir Menschen sind so „gestrickt“, dass wir den ganzen Tag über neben den mit unserer Arbeit verbundenen Gedanken auch solche haben, die sich auf unsere Wünsche und auf andere Dinge beziehen. Dazu kommt, dass wir Menschen uns sehr an Gewohnheiten orientieren (der Mensch als „Gewohnheitstier“).
Beides zusammen stellt eine nicht unerhebliche Barriere für den Übergang in den Konzentrationsmodus dar. Zumindest dann, wenn Ihre Erfahrung (= Gewohnheit) im Umgang mit konzentriertem Arbeiten bisher anders ausgesehen hat.
Wenn Sie einen Konzentrationsmodus erreichen wollen, in dem Sie tatsächlich ohne Ablenkungen etwas für sich wichtiges er- oder bearbeiten, dann müssen Sie zunächst Ihre Gedanken fokussieren. Und dann diesen Zustand zur (neuen) Gewohnheit machen.
Schaffen Sie sich ein Ritual
Die Fokussierung gelingt Ihnen, wenn Sie zu Beginn Ihrer konzentrierten Arbeitszeit etwas machen, was Sie auch in den nächsten Tagen und Wochen immer wieder an das Hineinfließen in den Konzentrationsmodus erinnert. Mit anderen Worten ein Ritual, dass Sie (bzw. Ihr Gehirn) mit dem Beginn des konzentrierten Arbeitens verbinden. Das kann ein kurzes Meditieren mit dem Fokus auf die nachfolgenden Aufgaben sein, oder aber eine zweite Tasse Kaffee / ein Glas Wasser usw..
Egal was dies bei Ihnen sein wird, wichtig ist dabei, dass Sie dadurch Ihrem Gehirn die Mitteilung machen, dass es jetzt konzentriert weiter geht. Und das wiederum verringert den inneren Drang, die eigenen Gedanken auf etwas Unbedeutendes zu richten. Mit der Zeit und der sich ständig wiederholenden Übung werden Sie merken, dass es Ihnen immer leichter fällt, in den Konzentrationsmodus zu gelangen.
Darüber hinaus sollten Sie natürlich auch darauf achten, dass Sie in den nächsten 90 Minuten niemand aus Ihrem Konzentrationsmodus herausholen kann. Das heißt ganz konkret: sowohl Telefon bzw. Smartphone auf stumm schalten und außerhalb der eigenen Reichweite weglegen, als auch bei Arbeit im Home-Office Familienmitgliedern mitteilen, dass Sie in den kommenden 1,5 Stunden nicht erreichbar sind.
Und wenn Sie sich dann Ihrer Arbeit ohne innere und äußere Ablenkungen ganz konzentriert widmen können, werden Sie feststellen, dass Sie in 90 Minuten mehr wichtige Aufgaben erledigen können als jemals zuvor.
Nichts ist so wichtig, wie konzentriertes Arbeiten. Denn die Fokussierung auf eine ausgewählte Aufgabe schafft wirklichen Mehrwert, nicht die sofortige Bearbeitung von E-Mails.
8. Werden Sie produktiver oder: WELCHE Arbeiten wirklich WICHTIG sind
Wir haben bis hierher herausgearbeitet, wie eine gesunde Arbeitszeit für Sie als Anwältin/Anwalt aussehen kann. Darüber hinaus haben wir besprochen, wann Sie Ihre wichtigen Aufgaben am besten erledigen und wie Sie dies tun. Höchste Zeit also, um zu klären, was denn nun eigentlich wirklich wichtige Aufgaben sind.
Ich hatte Sie gebeten, sich einmal an 7 aufeinander folgenden Tagen genau aufzuschreiben, von wann bis wann Sie etwas für Ihre Kanzlei erledigen und, welche Arbeiten Sie während der entsprechenden Zeitfenster verrichten. Wenn Sie Ihre Notizen sorgfältig gemacht haben, dann sehen Sie eine Vielzahl von Tätigkeiten, die Sie im Tagesverlauf vornehmen.
Dies sind in der Regel:
- Bearbeitung von Mandantenaufträgen,
- Prüfung des E-Mail-Accounts,
- Beantwortung von Mandantenanfragen,
- Telefongespräche mit Mandanten,
- Telefongespräche mit potentiellen Mandanten,
- Erstellung von Angeboten,
- Prüfung des Kanzleikontos,
- Marketing,
- Betreuung der Webseite, Erstellen von Texten,
- Pflege der Social-Media-Accounts,
- Administrative Arbeiten, Organisatorische Arbeiten.
a. Teilen Sie Ihre Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit ein
Ihre Aufgabe besteht nun darin, den oben genannten sowie auch weiteren im Tagesverlauf anfallenden Arbeiten eine Gewichtung zu geben. Sie müssen sich also entscheiden, welche dieser Tätigkeiten für Ihre Kanzlei sehr wichtig (SW), wichtig (W) oder nicht wichtig (NW) sind.
Bei der Zuordnung der Arbeiten zu einer der drei Wichtigkeitsklassen betrachten Sie die Aufgaben einmal aus der folgenden Perspektive:
(1) Sehr wichtige Aufgaben
Sehr wichtige Aufgaben (Klasse SW) sind solche, die für Ihre Kanzlei eine grundsätzliche Bedeutung haben. Um diese herauszufinden, können Sie sich am Morgen des jeweiligen Arbeitstages die Frage stellen, was Ihrer Kanzlei heute entweder den größten Nutzen bringt (wenn Sie es erledigen) oder Ihrer Kanzlei erheblich schaden würde (wenn Sie es nicht machen würden).
Hierzu zählt die Bearbeitung von Aufträgen, die Sie von Ihren A-Mandanten erhalten haben. Das sind Mandanten, die Ihnen (zur Zeit) den meisten Umsatz bescheren. Diese Kunden bringen Geld in die Kanzleikasse und Ihnen damit im Moment den größten Nutzen. Oder auch ein Treffen oder ein Telefongespräch mit einem für Ihre Kanzlei wichtigen (potentiellen) Kunden.
Innerhalb dieser Wichtigkeitsklasse sollten Sie weiterhin nach Eilbedürftigkeit unterscheiden. Alle Aufgaben, die innerhalb einer Frist zu erledigen sind, sollten Sie nach Möglichkeit sofort angehen. Bei anderen sehr wichtigen, aber nicht eiligen Aufgaben sollten Sie sich einen Zeitplan erstellen, wann Sie diese Arbeiten in den kommenden zwei Tagen erledigen werden.
(2) Wichtige Aufgaben
Wichtige Aufgaben (Klasse W) sind hingegen solche, die Sie nicht ignorieren können, die jedoch für die Funktionsfähigkeit Ihrer Kanzlei heute oder in den nächsten zwei bis drei Tagen keine unmittelbare Bedeutung haben. Wenn Sie für den jeweiligen Arbeitstag festgestellt haben, welche Tätigkeiten Ihnen den größten Nutzen bringen (oder bei Nichterledigung einen nicht unerheblichen Schaden), dann haben Sie auf Ihrer To-Do-Liste des Tages bereits ein bis drei Aufgaben markiert.
Bei den verbleibenden Aufgaben überlegen Sie sich genau, welche von ihnen das Potential haben, um die Entwicklung Ihrer Kanzlei zu unterstützen. Das sind dann Ihre wichtigen Aufgaben.
Das kann z. B. die Auftragsbearbeitung für einen Mandanten sein, den Sie nicht zu Ihren A-Kunden zählen. Der Ihnen also entweder wenig Arbeit und damit wenig Umsatz bringt und/oder verspätet seine Rechnungen zahlt. Dazu zählen aber auch Marketing-Tätigkeiten, die Ihnen in der Zukunft Kunden bringen sollen. Auch administrative Aufgaben gehören zu den W-Aufgaben, da sie im Allgemeinen die Funktionsfähigkeit Ihrer Kanzlei gewährleisten.
(3) Nicht wichtige Aufgaben
Nicht wichtige Aufgaben (Klasse NW) sind dann solche, die weder heute noch in den kommenden Tagen eine praktische Bedeutung für das Wachstum Ihrer Kanzlei haben.
Für die Zuordnung von Aufgaben zu einer der drei Wichtigkeitsklassen werden Sie am Anfang etwas Zeit brauchen. Diese Planung Ihres Tages am jeweiligen Morgen erspart Ihnen jedoch einiges an Zeit im Tagesverlauf. Und mit einiger Übung wird Ihnen diese Tagesplanung zur Gewohnheit, die Sie nicht mehr missen möchten.
b. Nicht die Art der Tätigkeit ist entscheidend, sondern die einzelne Aufgabe
Sie werden feststellen, dass fast alle Arten von Tätigkeiten Aufgaben aller drei Wichtigkeitsklassen enthalten können. Die Unterscheidung liegt dann nicht in der Bezeichnung der Tätigkeit an sich, sondern wird anhand weiterer Kriterien vorgenommen. Das betrifft z. B. die folgenden Tätigkeiten:
- Bearbeitung von Mandantenaufträgen,
- Prüfung des E-Mail-Accounts,
- Beantwortung von Kundenanfragen,
- Telefongespräche mit Mandanten,
- Telefongespräche mit potentiellen Mandanten,
- Erstellung von Angeboten.
Der für sich genommen neutrale Blick in das E-Mail-Postfach führt im weiteren Verlauf entweder zu SW-Aufgaben (Beantwortung von Anfragen der A-Mandanten), oder zu W-Aufgaben (E-Mail an Berufskollegen aus bestimmten Netzwerken) oder auch zu den NW-Aufgaben (Beantwortung von Umfragen etc.).
Genauso verhält es sich bei der Frage, mit welchen (potentiellen) Mandanten Sie während Ihres Arbeitstages Telefongespräche führen. Ruft Sie ein A-Kunde an, dann hat das für Sie oberste Priorität, ist also eine SW-Aufgabe. Versucht Sie hingegen ein Mandant zu erreichen, der für Ihre Kanzlei keine große Bedeutung hat, dann wird dieser Telefon-Call automatisch zu einer W-Aufgabe.
Auch die Erstellung von Angeboten ist nicht von sich aus eine SW-Aufgabe. Dies werden Angebote erst dann, wenn klar ist, das die angefragten Aufträge für Ihre Kanzlei einen erheblichen Nutzen haben.
c. Aufgaben zum Delegieren
Neben den oben genannten drei Wichtigkeitsklassen gibt es natürlich auch SW- und W-Aufgaben, die erledigt werden müssen, die jedoch in der Regel außerhalb Ihrer fachlichen Qualifikationen liegen. Dazu gehören u. a. die folgenden Tätigkeiten:
- Buchhaltung,
- technische Betreuung der Webseite,
- Pflege der Social-Media-Accounts.
Dies sind Aufgaben, für die es Spezialisten gibt, die sich gewöhnlich wesentlich besser damit auskennen als Sie. Also Tätigkeiten, die Sie auch deshalb delegieren sollten, um ausreichend Zeit für die Erledigung Ihrer eigenen SW- und W-Aufgaben zu haben.
d. Ein Tagesablauf für das produktive Bearbeiten von SW- und W-Aufgaben
Unsere Tabelle mit den Zeitfenstern für konzentriertes Arbeiten können wir nun um die Aufgaben nach Wichtigkeitsklassen ergänzen:
Tageszeit | Im Tagesablauf zu erledigende Arbeiten |
6.00 - 8.00 Uhr | Aufstehen, leichtes Frühstück, ev. Kinder vorbereiten & zur Schule bringen |
8.00 - 12.00 Uhr | Erstes Leistungshoch
|
12.00 - 15.00 Uhr | Müdigkeitsphase, leichtes Mittagessen und nach einer Ruhepause Zeit für weniger wichtige Arbeiten,
|
15.00 - 17.00 Uhr / 17.30 Uhr | Zweites Leistungshoch
|
Ab 17.30 Uhr | Freizeit, Sport und Familie/Freunde, Einkäufe |
e. Aufschieben ist toll
Wenn Sie sich zu Beginn Ihres Arbeitstages eine Übersicht Ihrer heute zu erledigenden Aufgaben erstellt haben, dann kennen Sie Ihre SW- und W-Aufgaben. Sie wissen dann aber auch, mit welchen Tätigkeiten Sie sich nicht beschäftigen sollten. Dies sind die NW-Aufgaben.
Und genau diese NW-Aufgaben sollten Sie meiden - oder anders ausgedrückt - aufschieben. Solange Sie eine noch nicht erledigte SW- oder W-Aufgabe auf Ihrem Schreibtisch haben, sollten Sie keinen einzigen Gedanken an eine NW-Aufgabe verschwenden. Im Grunde genommen sollten Sie sich so selten wie möglich mit NW-Arbeiten beschäftigen. Denn diese Tätigkeiten bringen Sie nicht voran. Im Gegenteil, sie verbrauchen Ihre wertvolle Zeit, die Sie immer Ihren SW- und dann Ihren W-Aufgaben widmen sollten.
Das bedeutet, dass Aufschieberitis etwas ganz großartiges ist. Unter der Voraussetzung, dass Sie die richtigen Arbeiten aufschieben. Stellen Sie nie eine SW- oder W-Aufgabe zugunsten einer NW-Aufgabe zurück.
Verschieben Sie immer die Arbeiten, die Ihnen im Moment für die Entwicklung Ihrer Kanzlei keinen Vorteil bringen. Oder aber keinen Schaden anrichten, wenn Sie sie nicht machen. Lassen Sie die nicht wichtigen Arbeiten liegen und fokussieren Sie sich und Ihre Zeit auf die Dinge, die Sie voranbringen.
f. Werden Sie zu einem Nein-Sager
Um unwichtige Aufgaben aufschieben zu können, müssen Sie auch in der Lage sein, zu diesen Tätigkeiten „Nein“ zu sagen. Und das klar und deutlich. Klingt oftmals leichter, als sich dies im Alltag umsetzen lässt. Besonders dann, wenn Sie auch hin und wieder zu Hause arbeiten. Dann haben Ihre Familienmitglieder sehr häufig das Bedürfnis, über Ihre Zeit zu entscheiden.
Eine sehr beliebte Frage ist: „Kannst du nicht mal eben … (das eine oder andere im Haushalt erledigen)“? Dann heißt es, nicht einfach nein zu sagen. Sondern Ihrer Familie (geduldig) zu erklären, dass Sie sich im Tagesverlauf bestimmte Zeiten für ein konzentriertes Arbeiten reservieren. In der Sie einfach nicht gestört werden möchten.
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Sie sollten es sich zur Gewohnheit machen, sich zumindest in den Zeitfenstern für konzentriertes Arbeiten während Ihrer beiden täglichen Leistungshochs nicht stören zu lassen. Hier sollte der Zugang zu Ihnen auf wirkliche Notfälle beschränkt sein.
Wenn Sie sich daran halten, werden Sie bereits nach kurzer Zeit feststellen, dass Sie wesentlich produktiver arbeiten können.
g. Wo sind Ihre persönlichen SW-Aufgaben?
Wir haben bisher sehr wichtige Aufgaben als solche betrachtet, die heute für Ihre Kanzlei eine grundsätzliche Bedeutung haben. Also Arbeiten, die darüber entscheiden, ob Sie Ihrer Kanzlei heute einen spürbaren Nutzen bringen.
Jetzt geht es darum, den Begriff der sehr wichtigen Aufgaben auf Tätigkeiten auszuweiten, die für Sie persönlich innerhalb eines gewissen Zeitraums einen übergeordneten Stellenwert haben (werden). Um dies herauszufinden, fragen Sie sich einmal, welche konkreten Ziele Sie in Ihrem Berufsleben haben. Wo wollen Sie sich persönlich z. B. in einem Jahr befinden?
Möchten Sie sich weiterbilden, eine bestimmte zusätzliche Qualifikation erlangen oder sich vielleicht auf ausgewählte Bereiche Ihres Fachgebietes spezialisieren? Dann wären auch die damit im Zusammenhang stehenden Tätigkeiten für Sie SW-Aufgaben. Weil Sie damit der Erlangung dieses Ziels die höchste Priorität einräumen und sich selbst die ungeheure Wichtigkeit dieses Wunsches bestätigen.
Benennen Sie zunächst Ihr Ziel so genau wie möglich. Überlegen Sie sich dann, welche Schritte Sie erledigen müssen, um dieses Ziel z. B. in einem Jahr zu erreichen. Machen Sie sich am besten einen groben Jahresplan, von dem Sie dann bestimmte Monats- und sogar Wochenpläne ableiten.
Sie haben dann einen Überblick über die zeitliche Abfolge der Tätigkeiten, mit denen Sie Ihr Ziel erreichen. Und diese sind dann die sehr wichtigen Arbeiten, die Sie neben den oben besprochenen, Ihre Kanzlei betreffenden SW-Aufgaben in die Zeitfenster für konzentriertes Arbeiten mit einbauen sollten.
9. Fazit
Ihre Arbeitsbelastung ist für Sie als Anwältin/Anwalt oftmals ein erheblicher Stressfaktor. Deshalb ist es wichtig, eine auf Sie abgestimmte Methode zu finden, die es Ihnen erlaubt, den Arbeitsanfall zu bewältigen.
Der Kernpunkt dieses Zeitmanagements ist die Erfassung der Arbeitszeit, innerhalb derer Sie tagtäglich für Ihre Kanzlei Aufgaben erledigen. Mit dem Ziel, Ihre Arbeitszeit auf ein gesundes Maß zu beschränken. Das funktioniert aber nur dann, wenn Sie gleichzeitig in der Lage sind, in der Ihnen zur Verfügung stehenden (gesunden) Arbeitszeit produktiver als bisher zu sein.
Effizienter arbeiten Sie, wenn Sie sehr wichtige Arbeiten innerhalb Ihrer täglichen Leistungshochs erledigen. Und dort am besten im Rahmen von ca. 90-minütigen Zeitfenstern, die Sie sich für konzentriertes Arbeiten reservieren.
Wenn Sie sich dann noch vor dem Beginn Ihres Arbeitstages einen Überblick über die anstehenden SW- und W-Aufgaben verschaffen, steht einer erfolgreichen Umsetzung Ihres persönlichen Zeitmanagements nichts mehr im Wege.
Für Ihre erfolgreiche Kanzlei!
Ihr Steffen Braun
Beratung ist die Domäne der Introvertierten!
Erreichen Sie im Job und in der Selbstständigkeit mehr Erfolg & Zufriedenheit nicht trotz, sondern WEGEN Ihrer Introvertiertheit !